Em um mês de funcionamento, o número de atendimentos e encaminhamentos feitos pelo primeiro Cartório Integrado da Bahia supera a expectativa inicial de aumento de produtividade em 30%. Os resultados positivos traduzem maior agilidade na tramitação de processos.

A equipe de movimentação, por exemplo, atualizou o equivalente a um ano e dez meses de trabalho, com o encaminhamento de 6.352 processos que estavam sem andamento efetivo, aguardando providências do cartório. A meta é que essa movimentação processual seja diária na medida em que houver demanda.

As publicações, que antes levavam em média dois meses e meio a partir da data de solicitação, já foram atualizadas, zerando as pendências no fluxo de trabalho. O tempo de espera para análise de petições juntadas foi reduzido em dez meses e 2.280 processos conclusos foram encaminhados para os gabinetes dos juízes.

O diretor adjunto da Diretoria de 1º Grau, João Felipe Menezes, atribui os avanços às ferramentas de gestão. Inaugurado no dia 19 de agosto deste ano, o Cartório Integrado reúne com um novo formato de gestão das pessoas e de fluxos de trabalho, os serviços das 2ª, 5ª, 10ª e 11ª Varas de Relações de Consumo da Capital.

“Setorizamos as atividades cartorárias principais por grupo: movimentação, cumprimento, atendimento e administrativo. Cada diretor responde por um dos setores, o que proporciona uma visão mais específica da área e permite gerir melhor, identificar as lacunas de modo mais fácil e orientar os servidores, por isso resultados tão positivos”, analisa João Felipe Menezes.

Produtividade – Considerando a produtividade dos servidores, o resultado, em alguns casos, chega a ser 7.900 vezes superior. No setor de cumprimento, um dos servidores saiu de três atos praticados na primeira semana do Cartório Integrado (22 a 26/8) para 237 atos, quatro semanas depois (19 a 23/9).

O relatório mensal do setor, com seis servidores, aponta aumento da produtividade em 5.316 %. Saiu do total de 25 atos na primeira semana para 1.329 na última semana do mês. Os atos referem-se a expedição de intimação, mandados, ofícios, etc.

Os magistrados e servidores das quatro unidades que compõem o Cartório Integrado passaram por treinamento sobre a nova forma de gestão e de desenvolvimento do trabalho, antes do início das atividades.

A iniciativa do TJBA é inspirada no Cartório do Futuro do Tribunal de Justiça de São Paulo, em funcionamento desde 2014, e integra as ações da atual gestão de priorização do 1º. Grau. O Cartório Integrado da Bahia funciona no primeiro andar do Fórum Cível Orlando Gomes, Nazaré, em Salvador. Todas as varas que formam a nova unidade possuem o acervo 100% digital.

Texto: Ascom TJBA / Foto: Nei Pinto