A partir do Programa de Gestão Documental, iniciado em 2008, com objetivo de criar instrumentos de controle do acervo documental, o Tribunal de Justiça iniciou o processo de gerenciamento de documentos e processos findos.

Além de Salvador, onde são coletados em média 1 mil caixas com documentos judiciais e administrativos por mês, o Núcleo de Documentação e Informação (NDI) do Ipraj iniciou a coleta de processos antigos no interior do Estado, começando por Feira de Santana, por recomendação da Corregedoria das Comarcas do Interior (CCI). Na comarca já foram recolhidas 850 caixas, com uma média de 15 processos cada, e encaminhadas para o arquivo Central.

Como parte desse programa de gestão documetnal, desde o mês de abril o TJ aplica a Tabela da Temporalidade de Documentos (TTD), um instrumento que norteia ações de guarda ou descarte de documentos e processos judiciais e administrativos da justiça estadual. Essas ações vão reduzir a massa de documentos em papel ao mínimo e promover a otimização e racionalização dos espaços físicos.

A tabela, elaborada a partir de uma consultoria da Fundação Getúlio Vargas (FGV) e com a participação de mais de 30 magistrados e cerca de 200 servidores do Judiciário, estabelece as regras para o arquivamento de documentos tanto judicantes, quanto administrativos, fixando o tempo legal para guarda ou descarte e os meios de arquivamento. 

Uma medida relativa à aplicação da Tabela de Temporalidade é o envio para o Arquivo Central do Poder Judiciário tudo aquilo que já passou do tempo de permanecer nas unidades judiciárias, liberando espaço físico nas unidades e permitindo a consulta do acervo arquivado.

Interesse do Espírito Santo

O Tribunal de Justiça do Espírito Santo está interessado em adotar mecanismos semelhantes à Tabela de Temporalidade de Documentos. Uma comissão multidisciplinar instituída pelo TJ/ES para normatizar a seleção, guarda e eliminação de documentos judiciais findos do Judiciário capixaba entrou em contato com o NDI para conhecer mais detalhadamente o Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário baiano.